{"id":420,"date":"1998-09-08T14:35:09","date_gmt":"1998-09-08T14:35:09","guid":{"rendered":"http:\/\/www.joswassink.nl\/inzicht\/?p=420"},"modified":"2010-07-03T10:28:58","modified_gmt":"2010-07-03T10:28:58","slug":"elektronische-consensus","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.joswassink.nl\/inzicht\/?p=420","title":{"rendered":"Elektronische Consensus"},"content":{"rendered":"

<\/a>ARTIKEL Haagsche Courant 08-09-1998<\/p>\n

Elektronische Consensus<\/h2>\n

Als het aan Professor Vogel ligt gaat de vergadercultuur binnenkort drastisch veranderen. Vergaderen gaat dan sneller, effici\ufffdnter en democratischer. Bovendien hoeft niemand meer te notuleren. De sleutel tot dit nieuwe vergaderen ligt in het door hem ontwikkelde elektronische vergadersysteem dat bij ingewijden bekend staat onder de naam Group Support System, kortweg GSS.<\/strong><\/p>\n

Voor de Amerikaanse hoogleraar Doug Vogel is de \ufffdglobal village\ufffd al een feit. Hij verdeelt zijn tijd tussen de universiteit van Arizona waar het systeem in 1986 bedacht werd en de universiteit van Hongkong. Daarnaast is hij regelmatig in Europa zoals onlangs in Eindhoven voor een lezing over zijn vergadersysteem op uitnodiging van het informatietechnologiebedrijf Simac. Hoe ziet een dergelijk systeem eruit? Op een grote tafel staan rondom computers, meestal tussen de tien en twintig stuks. Ze zijn onderling verbonden door een netwerk waardoor iedere deelnemer kan zien wat een ander intypt zonder overigens te weten van wie een bijdrage afkomstig is. \ufffd\ufffdn computer is ingericht voor de voorzitter die de agenda voor de vergadering opstelt en het proces bestuurt. Tijdens de bijeenkomst kunnen alle deelnemers over elk thema hun ei kwijt terwijl kleine cijfertjes op het beeldscherm voor iedere deelnemer bijhouden hoeveel bijdragen er over elk onderwerp zijn ingeleverd en hoeveel daarvan hij nog niet gelezen heeft. Op iedere bijdrage kan elke deelnemer dan weer reageren door er zijn commentaar aan toe te voegen. Gaandeweg kunnen onderwerpen worden gesplitst, toegevoegd of verwijderd.<\/p>\n

De voorzitter -hier facilitator genoemd- leidt de vergadering en ziet er bijvoorbeeld op toe dat er geen onderwerpen onbesproken blijven. De mogelijke vergaderstructuren lopen uiteen van divergent (brainstormsessies bijvoorbeeld waarbij alle wilde idee\ufffdn welkom zijn) tot convergent (bijdragen worden gegroepeerd en voor stemming voorgedragen) en vaak zal een combinatie van verschillende vergadertechnieken worden ingezet.<\/p>\n

Dit basisstramien is eindeloos uit te breiden. Zo is het mogelijk om te vergaderen in subgroepen waarbij uitgewerkte idee\ufffdn doorgestuurd worden naar een centrale discussie. Ook kunnen on-line gegevensbestanden of relevante websites geraadpleegd worden. En als deelnemers niet naar de vergadering kunnen komen kunnen ze zich op afstand toch in de discussie melden. Vogel noemt als voorbeeld de zogeheten \ufffdvirtual classroom\ufffd aan de universiteit van Hongkong waar studenten die niet naar het college kunnen komen via internet een email- en videoverbinding leggen met de universiteit. Een dergelijk systeem is sinds vorig jaar ook in gebruik bij het Haagse ministerie van VROM met als motivatie dat het reizen uitspaart en daardoor goed is voor het milieu.<\/p>\n

Zijn er daarnaast nog andere voordelen? Het lijkt van wel. Ervaringen bij grote ondernemingen hebben aangetoond dat elektronische vergaderingen minder tijd in beslag nemen dan traditionele bijeenkomsten. In Amerika liep bij IBM de vergadertijd met 56% terug en bij Boeing zelfs met 70%. Dichter bij huis bespaarde Nationale Nederlanden door het elektronisch vergadersysteem van de TU Delft 53% op de vergadertijd en constateerde eveneens een halvering van de doorlooptijd van het project.<\/p>\n

Dat klinkt positief, maar desondanks bestaat er ook weerstand tegen het vergaderen per computer. In Frankrijk bijvoorbeeld zitten managers niet graag achter toetsenborden. Daarvoor heb je een secretaresse is daar het idee. In Duitsland houdt men niet zo van egalitair overleg en in Zwitserland werkt men liever solistisch. Maar in Nederland met zijn consensusstreven ziet Vogel een uiterst geschikte vergadercultuur voor de toepassing van zijn systeem. Vogels vergadersysteem lijkt de digitale uitgave van het poldermodel.<\/p>\n

Stephanie Ottenheijm is consultant bij KPMG Strategic Vision en heeft inmiddels drie jaar ervaring met de introductie van het elektronische vergaderen bij Nederlandse bedrijven en instellingen. Vindt zij ook dat Nederlanders zo geknipt zijn voor deze technologie? Afgezien van wat computerangst in de hoogste managementkaders en de vrees van vergadertijgers om hun natuurlijke overwicht te verliezen blijken de meeste deelnemers inderdaad enthousiast. De mogelijkheid om in alle openheid (want anoniem) en in eigen tempo te kunnen reageren wordt over het algemeen zeer gewaardeerd. Ironisch genoeg is een veelgehoorde reactie:\ufffd\ufffdIk kon eindelijk eens uitpraten.\ufffd<\/strong><\/p>\n

\ufffdMaar het kan ook makkelijk uit de hand lopen\ufffd stelt Ottenheijm. \ufffdWant als je de verkeerde vragen stelt, krijg je ook verkeerde antwoorden.\ufffd En het is pijnlijk om bepaalde bijdragen dan niet te kunnen gebruiken en de vraagstelling bij te moeten stellen. \ufffdDat kun je desnoods \ufffd\ufffdn keer doen, maar een tweede keer pikken ze dat niet meer.\ufffd<\/p>\n

Ze vergelijkt het elektronisch vergaderen met het rijden in een racewagen: \ufffdHet gaat soepel, het gaat snel, maar als je de techniek en het proces niet goed beheerst lig je er zo uit.\ufffd<\/p>\n

Bij KPMG staat het elektronisch vergaderen niet op zichzelf maar maakt het deel uit van een reeks van vergadertechnieken die ingezet worden als een bedrijf eens grondig onder de loep genomen moet worden. Bijvoorbeeld met het oog op het ontwikkelen van nieuwe diensten of producten of bij een reorganisatie. Het elektronisch vergaderen wordt daarbij ingezet als \ufffdstofzuiger\ufffd om in korte tijd veel idee\ufffdn te genereren. \ufffdMaar\ufffd, benadrukt Ottenheijm, \ufffdals niet duidelijk is wat er daarna met die idee\ufffdn gebeurt schiet je daar weinig mee op.\ufffd<\/p>\n

Een ander risico is de oppervlakkigheid constateert de Delftse promovendus ir. Kees Wim van den Herik. Uit zijn studie van het gebruik van het vergadersysteem bij VROM bleek dat men vaak bleef steken in de inventarisatie van het onderwerp. Een analyse van de bijdragen bleef doorgaans achterwege. Bovendien was er weinig interactie; slechts 10 % van de bijdragen bleken reacties op anderen. \ufffdTerwijl in een normale vergadering juist een groot deel van de communicatie bestaat uit reacties op reacties\ufffd\ufffdvergelijkt Van den Herik.<\/p>\n

Tot nu toe is het gebruik van elektronische vergadersystemen vooral beperkt gebleven tot zogeheten strategische vergaderingen waarbij het managementteam nu eens niet in retraite gaat op de hei maar zich onder begeleiding van een facilitator achter de terminals begeeft. Prof. Vogel ziet als volgende stap de toepassing zonder tussenkomst van een consultant op een regelmatige, liefst dagelijkse basis bij besluitvorming in industrie, media, defensie, onderwijs, gezondheidszorg, bankwezen en overheid. <\/strong><\/p>\n

In Nederland werken slechts enkele bedrijven zelfstandig met deze vergadertechnologie waaronder softwareproducent Baan. Binnen dit bedrijf vormt de omgang met computers uiteraard geen belemmering en bovendien is de taak zeer afgebakend: programmeurs checken elkaars programma\ufffds en voorzien die van commentaar.<\/p>\n

Hoe denkt Stephanie Ottenheijm over Vogels visioen van het elektronisch vergaderen als wijd verspreid en dagelijks fenomeen? \ufffdDe bediening is het probleem niet, dat leer je in een halve dag.\ufffd KPMG legt zich op het ontwerpen van overlegstructuren. Als die eenmaal werken -zoals het geval is bij software-inspecties of bij redactievergaderingen- kan de klant inderdaad zelfstandig achter de terminals.<\/p>\n

Vogel twijfelt er niet aan dat wanneer mensen eenmaal kennis gemaakt hebben met het nieuwe vergaderen, ze niet anders meer willen. \ufffdNeem nu Sloveni\ufffd zegt hij. \ufffdHet hele land is ermee opgebouwd\ufffd. Trots toont hij een foto van de regeringstafel rondom bezet met computers. Het kabinet vergadert er elektronisch en de volksvergadering kan er via een gekoppeld netwerk op reageren. In weerwil van George Orwell en Aldous Huxley ziet Doug Vogel de informatietechnologie als ultiem instrument van de democratie.<\/p>\n

copyright \ufffd Het Inzicht \/ Jos Wassink, 1998<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

ARTIKEL Haagsche Courant 08-09-1998 Elektronische Consensus Als het aan Professor Vogel ligt gaat de vergadercultuur binnenkort drastisch veranderen. Vergaderen gaat dan sneller, effici\ufffdnter en democratischer. Bovendien hoeft niemand meer te notuleren. De sleutel tot dit nieuwe vergaderen ligt in het door hem ontwikkelde elektronische vergadersysteem dat bij ingewijden bekend staat onder de naam Group Support […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[9],"tags":[],"class_list":["post-420","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-haagsche-post"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.joswassink.nl\/inzicht\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/420","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.joswassink.nl\/inzicht\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.joswassink.nl\/inzicht\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.joswassink.nl\/inzicht\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.joswassink.nl\/inzicht\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=420"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/www.joswassink.nl\/inzicht\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/420\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":445,"href":"https:\/\/www.joswassink.nl\/inzicht\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/420\/revisions\/445"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.joswassink.nl\/inzicht\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=420"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.joswassink.nl\/inzicht\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcategories&post=420"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.joswassink.nl\/inzicht\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Ftags&post=420"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}